Documentos da relação de emprego: o que costuma ser relevante e por quanto tempo manter

Documentos relacionados ao contrato de trabalho tendem a se dispersar com o passar do tempo, especialmente após o encerramento do vínculo. Sistemas internos deixam de ser acessíveis, aplicativos são desinstalados e comprovantes se perdem.

Reunir e organizar esses registros desde cedo costuma facilitar a compreensão da situação e permite avaliar, com mais precisão, quais pontos possuem suporte documental.

Entre os documentos que costumam ser analisados estão o contrato de trabalho e seus aditivos, as anotações da Carteira de Trabalho, holerites e recibos de pagamento, controles de jornada ou espelhos de ponto, escalas, roteiros e ordens de serviço.

Também são frequentemente considerados as comunicações escritas mantidas com a chefia, extratos de FGTS, atestados, exames e laudos relacionados à saúde ocupacional, além do termo de rescisão e dos comprovantes de pagamento das verbas resilitórias.

O artigo 7.º, inciso XXIX, da Constituição Federal estabelece, em linhas gerais, prazo de cinco anos para a reclamação de créditos resultantes da relação de trabalho, observado o limite de dois anos após a extinção do contrato.

Por essa razão, documentos ligados a parcelas de trato periódico costumam ser mantidos por período correspondente. Documentos de natureza permanente, como anotações da Carteira de Trabalho, contratos e laudos de saúde, tendem a justificar guarda por prazo indeterminado. A aplicação dos prazos a cada situação exige exame técnico.

A guarda de documentos deve se restringir ao próprio contrato de trabalho. A cópia de dados de clientes, de colegas ou de informações sigilosas da empresa pode configurar situação juridicamente relevante em desfavor de quem a realiza.

Este texto possui caráter exclusivamente informativo e não substitui a análise jurídica individualizada.